Holakratie verteilt Entscheidungsbefugnisse auf klar definierte Rollen. Das verspricht mehr Eigenverantwortung und kürzere Entscheidungswege. Doch eine praktische Frage bleibt: Wie erfahren die richtigen Rollen rechtzeitig, was sich anderswo verändert?
Genau hier sehe ich einen spannenden Einsatz für künstliche Intelligenz: Sie könnte Abhängigkeiten zwischen Kreisen sichtbar machen, Wissen gezielt bereitstellen und notwendige Abstimmung anstoßen.
Meine These: KI könnte Holakratie praktikabler machen, indem sie den Kommunikations- und Koordinationsaufwand zwischen autonomen Rollen und Kreisen reduziert. Ob das gelingt, hängt von der Gestaltung ab – und muss sich im Alltag zeigen.
Die Evolution der Organisation: von persönlicher Macht zu verteilter Verantwortung
Wie Menschen Zusammenarbeit organisieren, verändert sich mit ihren Aufgaben und den Bedingungen ihrer Zeit. Einen bekannten Blick auf diese Entwicklung bietet Frederic Laloux in „Reinventing Organizations“. Solche Entwicklungsmodelle helfen bei der Orientierung; sie sind keine feste Abfolge, die jedes Unternehmen durchlaufen muss.
Für diesen Artikel lässt sich ein vereinfachter Entwicklungsbogen zeichnen:
1. Persönliche Macht: Eine Person gibt die Richtung vor. Zusammenarbeit hängt stark von einer führenden Person ab. Das ermöglicht schnelle Anweisungen, macht die Gruppe aber auch von deren Urteilsvermögen und Anwesenheit abhängig.
2. Formale Hierarchie: Zuständigkeiten werden dauerhaft geregelt. Ämter, Führungsebenen und verbindliche Abläufe schaffen Stabilität über einzelne Personen hinaus. Größere Organisationen können verlässlich zusammenarbeiten. Entscheidungen müssen dafür häufig mehrere Ebenen durchlaufen.
3. Leistungsorientierte Organisation: Ziele und Ergebnisse rücken in den Mittelpunkt. Bereiche erhalten Zielvorgaben und Handlungsspielräume. Spezialisierung und messbare Leistung gewinnen an Bedeutung. Eine mögliche Kehrseite: Jeder Bereich optimiert seine Kennzahlen, während die Zusammenarbeit dazwischen leidet.
4. Beteiligung und agile Zusammenarbeit: Wissen aus den Teams wird stärker einbezogen. Eigenverantwortliche Teams, bereichsübergreifende Zusammenarbeit und kurze Lernzyklen sollen Entscheidungen näher an die Arbeit bringen. Dabei kann ein Spannungsfeld entstehen: Die Teams sollen selbstorganisiert handeln, müssen wichtige Entscheidungen aber weiterhin nach oben geben.
5. Holakratie: Dezentrale Autorität wird ausdrücklich in der Struktur verankert. Am Ende dieses Entwicklungsbogens steht Holakratie als ein konkreter Ansatz, Entscheidungsbefugnisse systematisch auf Rollen und Kreise zu verteilen. Eigenverantwortung erhält damit verbindliche Regeln und klar beschriebene Grenzen. Wie dieses System aufgebaut ist, erläutert die offizielle Einführung in Holacracy.
Diese letzte Station ist kein universelles Endstadium. Holakratie ist auch nicht gleichbedeutend mit Laloux’ umfassenderem Bild einer evolutionären Organisation. In der Praxis bestehen verschiedene Organisationsformen nebeneinander und werden miteinander kombiniert.
Der interessante Gedanke für KI liegt in der Verschiebung von Verantwortung: Je dezentraler Entscheidungen getroffen werden, desto wichtiger wird es, den zuständigen Rollen den passenden Kontext zugänglich zu machen. Genau hier setzt die Idee einer KI-gestützten Kommunikationsschicht an.
Kurz erklärt: Holakratie im Vergleich zur Hierarchie
In einer klassischen Führungshierarchie sind Entscheidungsbefugnisse überwiegend an Positionen und Führungsebenen gebunden. Wer etwas entscheiden darf, ergibt sich häufig aus der Stellung im Organigramm.
In der Holakratie ist Autorität an ausdrücklich beschriebene Rollen gebunden. Menschen können mehrere Rollen ausfüllen. Rollen werden in Kreisen organisiert, die einen gemeinsamen Zweck verfolgen. Innerhalb der vereinbarten Grenzen können Rolleninhaber eigenständig handeln.
Holakratie hat dabei durchaus Struktur: Kreise können weitere Kreise enthalten, und Führung bleibt eine Aufgabe. Zuständigkeiten werden in einem geregelten Governance-Prozess weiterentwickelt. Für operative Abstimmung gibt es eigene Meetingprozesse. Selbstorganisation bedeutet also keineswegs, dass alle über alles gemeinsam abstimmen müssen. Diese Grundlagen beschreibt die offizielle Einführung in Holacracy.
Vereinfacht lässt sich der Unterschied so darstellen:
| Frage | Klassische Führungshierarchie | Holakratie |
|---|---|---|
| Woran hängt Entscheidungsbefugnis? | Vor allem an Führungspositionen und Delegation | An definierten Rollen und gemeinsamen Regeln |
| Wie wird Arbeit strukturiert? | Über Stellen und Abteilungen | Über Rollen und verschachtelte Kreise |
| Wie ändern sich Zuständigkeiten? | Häufig durch Führungsentscheidungen | Über den vorgesehenen Governance-Prozess |
Das ist eine vereinfachte Gegenüberstellung. Auch hierarchische Organisationen können weitreichend delegieren. Entscheidend für diesen Artikel ist die Frage, wie verteilte Verantwortung mit gutem Informationsfluss zusammenkommt.
Autonomie braucht Orientierung
Wenn eine Rolle eigenständig entscheidet, braucht sie ausreichend Kontext: Welche Vorhaben laufen parallel? Wer könnte betroffen sein? Welche Erfahrungen liegen bereits vor?
Holakratie bringt dafür Regeln und Abstimmungsmechanismen mit. Sie braucht nicht zwangsläufig mehr Kommunikation als eine Hierarchie. Allerdings müssen Informationen auch zwischen den Kreisen zuverlässig ankommen.
Ein Rollenverzeichnis beantwortet vielleicht: „Wer ist für die Schichtplanung zuständig?“ Es beantwortet noch nicht automatisch: „Sollte diese Rolle von unserer geplanten Änderung an der Tourenplanung erfahren?“
Diese Verbindung müssen Menschen erkennen. Wenn das unsicher ist, landet vorsichtshalber ein weiterer Austausch im Kalender.
Irgendwann braucht man einen Termin, um einen Termin zu finden. Der Kalender ist dann bestens vernetzt. Die Arbeit wartet noch.
KI als Kommunikationsschicht zwischen Kreisen
Hier könnte KI unterstützen. Eine entsprechend eingerichtete Anwendung könnte freigegebene Rollenbeschreibungen, Roadmaps, Tickets und Entscheidungen zusammenführen und auf mögliche Abhängigkeiten prüfen.
Der Ablauf wäre überschaubar: Eine Veränderung wird dokumentiert. Die KI sucht nach betroffenen Rollen und vorhandenem Wissen. Anschließend bereitet sie einen gezielten Hinweis mit Quellen, Kontext und Ansprechpartner vor.
Man könnte das als organisationales Nervensystem betrachten: Veränderungen wahrnehmen und relevante Signale an die passende Stelle weitergeben. Die Metapher beschreibt eine mögliche Funktion. Sie bedeutet nicht, dass die KI das Unternehmen vollständig versteht.
Damit das funktioniert, braucht es aktuelle Rollenbeschreibungen, zugängliche Arbeitsinformationen und nachvollziehbare Verbindungen zwischen den Quellen. Ein Chatfenster allein kennt noch keine organisatorischen Abhängigkeiten.
Ein Beispiel: Tourenplanung trifft Schichtplanung
Stell Dir eine fiktive Organisation mit zwei Kreisen vor. Im Kreis „Auslieferung“ plant die Rolle „Tourenoptimierung“, die Startzeiten bestimmter Touren zu verändern. Im Kreis „Personalplanung“ verantwortet die Rolle „Schichtplanung“ die passenden Personaleinsätze.
Die Änderung klingt zunächst nach einer lokalen Optimierung. Tatsächlich könnte sie Auswirkungen darauf haben, wann Mitarbeitende verfügbar sein müssen.
Die KI könnte aus dem Planungsticket, den Rollenbeschreibungen und einer dokumentierten Abhängigkeit folgenden Hinweis vorbereiten:
Die Rolle „Tourenoptimierung“ im Kreis „Auslieferung“ plant veränderte Tourenstartzeiten ab Oktober. Die Rolle „Schichtplanung“ im Kreis „Personalplanung“ könnte betroffen sein, weil sich dadurch die benötigten Einsatzzeiten verschieben. Hier findet Ihr das Änderungsticket, die bisherigen Entscheidungen und die zuständige Rolle. Bitte prüft die Auswirkungen gemeinsam.
Das ist konkreter als „Zur Info an alle“. Der Hinweis macht deutlich, warum eine Verbindung vermutet wird und was die Beteiligten klären sollten.
Die KI ändert dabei weder den Schichtplan noch die Zuständigkeiten. Die verantwortlichen Rollen prüfen die Betroffenheit und entscheiden im Rahmen ihrer Befugnisse über das weitere Vorgehen.
Drei Dinge, die einen Hinweis nützlich machen
Erstens: Relevanz. Eine direkt betroffene Rolle benötigt vielleicht eine zeitnahe Prüfaufgabe. Für eine andere reicht eine gebündelte Zusammenfassung. Unbeteiligte Rollen müssen dazu nichts erhalten.
Zweitens: Kontext. „Die Tourenlogik ändert sich“ hilft wenig. Ein brauchbarer Hinweis erklärt, welche Auswirkungen für die jeweilige Rolle möglich sind und auf welche Quellen sich diese Einschätzung stützt.
Drittens: erkennbare Unsicherheit. Eine dokumentierte Abhängigkeit ist etwas anderes als eine Vermutung aufgrund ähnlicher Begriffe. Beides sollte sprachlich unterscheidbar sein und sich einfach korrigieren lassen.
Wenn eine KI jede denkbare Verbindung sofort verteilt, haben wir lediglich den Verteilerwahnsinn automatisiert. Das ging vorher auch schon ziemlich gut.
Pull: Wissen finden, wenn eine Rolle es braucht
Eine Rolleninhaberin fragt: „Welche Entscheidungen wurden zu diesem Prozess bereits getroffen?“
Die KI könnte freigegebene Dokumentation, Tickets und Entscheidungsprotokolle durchsuchen und die relevanten Ergebnisse zusammenstellen: Was wurde entschieden? Mit welcher Begründung? Wann? Und wurde die Entscheidung später verändert?
Gerade bei wechselnden Rollenbesetzungen könnte das hilfreich sein. Der Kontext wäre leichter zugänglich, auch wenn die damaligen Beteiligten inzwischen andere Aufgaben übernehmen.
Eine gute Antwort nennt ihre Quellen und macht Lücken sichtbar. Fehlt eine dokumentierte Begründung, sollte die KI genau das sagen.
Push: Wissen anbieten, bevor jemand danach sucht
Noch spannender wird es, wenn eine Rolle gar nicht weiß, dass hilfreiches Wissen existiert:
Ihr arbeitet an einer neuen Übergabe zwischen zwei Kreisen. Kreis C hat einen ähnlichen Ablauf bereits erprobt. Hier sind die dokumentierten Erfahrungen und die Rolle, die den Versuch begleitet hat.
Die Organisation wäre weniger davon abhängig, dass jemand zufällig weiß, wer etwas weiß.
Ob der frühere Ansatz zur aktuellen Situation passt, müssen die Beteiligten weiterhin beurteilen. Ein ähnliches Problem kann unter anderen Bedingungen eine andere Lösung brauchen.
Die Empfänger sollten außerdem rückmelden können, ob ein Hinweis hilfreich, verspätet oder irrelevant war. Damit lassen sich Such- und Zustellregeln gezielt verbessern. Sonst wird aus dem digitalen Nervensystem schnell ein sehr engagierter Benachrichtigungsautomat.
Die KI darf keine zusätzliche Führungsebene werden
Der Ansatz funktioniert für mich nur, wenn die Zuständigkeit der Rollen erhalten bleibt.
KI kann Hinweise vorbereiten, Wissen erschließen und Verbindungen vorschlagen. Verbindliche Prioritäten und Entscheidungen bleiben bei den befugten Rollen. Änderungen an Rollen oder Regeln gehören in den vorgesehenen Governance-Prozess.
Besonders kritisch wäre es, wenn eine KI stillschweigend bestimmt, welche Informationen eine Rolle überhaupt noch sehen darf. Deshalb müssen die zugänglichen Originalquellen weiterhin erreichbar sein, Hinweise nachvollziehbar bleiben und Menschen fehlende Verbindungen selbst herstellen können.
Dazu gehören passende Zugriffsrechte: Eine Zusammenfassung darf keine Informationen an Personen weitergeben, die diese nicht sehen dürfen. Ebenso wichtig sind steuerbare Benachrichtigungen und die Möglichkeit, falsche Zuordnungen zu korrigieren.
Und wenn zwei Kreise bei jeder Kleinigkeit voneinander abhängig sind, lohnt sich ein Blick auf ihre Struktur. Vielleicht braucht es klarere Verantwortlichkeiten oder einen anderen Aufgabenzuschnitt. KI sollte solche Probleme sichtbar machen und ihre Lösung unterstützen.
Ein erster Versuch braucht keine komplette Transformation
Ich würde mit zwei Kreisen und einer konkreten Frage starten: Welche Veränderungen erfahren die betroffenen Rollen heute regelmäßig zu spät?
Für diesen einen Fall werden verlässliche Quellen, relevante Rollen und Regeln für Hinweise festgelegt. In einer ersten Phase prüft ein Mensch die vorgeschlagenen Nachrichten vor der Zustellung.
Nach vier bis sechs Wochen schauen die Beteiligten gemeinsam auf vier Punkte:
- Waren die Hinweise relevant und rechtzeitig?
- Welche wichtigen Abhängigkeiten wurden trotzdem übersehen?
- Wie viel zusätzliche Prüf- und Benachrichtigungsarbeit entstand?
- Konnten Suchaufwand, Nacharbeit oder unnötige Abstimmungen reduziert werden?
Die Zahl erzeugter Hinweise wäre dabei ein ziemlich schlechtes Erfolgsmaß. Sie zeigt zunächst nur, dass das System beschäftigt war.
Diesen Unterschied zwischen Aktivität und Wirkung greife ich auch in meinem Artikel über das SPACE-Framework und Entwicklerproduktivität auf.
Informationsfitness: Verantwortung braucht das passende Wissen
Für mich steckt darin eine wichtige Fähigkeit organisationaler Fitness: Informationsfitness. Damit meine ich, relevantes Wissen rechtzeitig an die passende Stelle zu bringen und dabei die Aufmerksamkeit der Menschen zu schützen.
Für Holakratie könnte KI hier besonders interessant sein: Rollen dürfen eigenständig handeln und erhalten zugleich leichter den Kontext, den sie für verantwortliche Entscheidungen benötigen.
Der mögliche Mehrwert liegt in weniger Sucharbeit, früher sichtbaren Abhängigkeiten und gezielteren Gesprächen zwischen Kreisen. Genau daran sollte sich ein solcher Ansatz messen lassen.
Welche Veränderung hätte Deine Rolle zuletzt früher kennen müssen – und in welchem Kreis war die Information bereits vorhanden?
Wenn Ihr Eure Informationswege und die Zusammenarbeit zwischen Verantwortungsbereichen verbessern möchtet, unterstütze ich Euch im Organisations- und Team-Coaching. Gemeinsam identifizieren wir konkrete Reibungsverluste und prüfen, wo KI sinnvoll unterstützen könnte.
Christian Stiller 